Elektronicky na státní správu

eurad Nemám rád papírovou komunikaci s úřady (ostatně o jinou také moc nestojím) a tak se již několik let snažím řešit vše elektronicky. Jednu věc už vím dnes zcela jistě a to že veškerý uspořený čas návštěvou pošty či případně úřadu, strávíte řešením problému s elektronickou formou komunikace. Mnohdy vám to zabere i více času, ale výsledek se většinou dostaví a vás může hřát u srdce, že jste to dokázali. Pokud vás to někdy rozhodí, buďte si jisti, že na druhé straně bývá rozčarování ještě větší.

Elektronickou komunikaci se státem bych rozdělil na dvě zásadní období a to je před zavedením datových schránek a po zavedení DS. Rozlišovat období před a po zavedení elektronického podpisu nemá význam, neboť před elektronickým podpisem byla komunikace běžného občana prakticky nemožná.

Za elektronickou komunikaci nepovažuji vyplnění formulářů na internetu, jejich vytisknutí a odeslání poštou na příslušný úřad. Ani návštěvu Czech POINTu nepovažuji za elektronickou formu, protože na kontaktní místo musím opět zajít osobně. Elektronicky znamená, že zasednu k počítači a až od něj odejdu, mám vyřízeno (nebo si to aspoň myslím, než mne úřad uvede v omyl, že jsem zapomněl otočit list :))). Nutno také říci, že navždy zůstanou agendy, které zřejmě elektronicky řešit nepůjde, ale mohlo by jich býti co nejméně.

Co pro elektronickou komunikaci potřebujeme

Každého napadne, že nedílnou součástí komunikace se státem je elektronický podpis. To ale platilo pouze do dob vzniku datových schránek. Podpis je samozřejmě možné používat i nadále, ale to stojí nějakou tu korunku (cca 400 Kč ročně). Oproti tomu datová schránka je pro běžného občana zdarma (objevili se sice úvahy o zpoplatnění, ale to by rozšíření mezi lid rozhodně nepodpořilo).
Elektronický podpis vám zařídí nejedna firma, ale nejlevnější je to od České pošty. Pěkný návod, jak se se vším vypořádat, je zde. Cena je 330 Kč bez DPH za jeden rok. Osobní návštěvu kontaktního místa musíte absolvovat pouze poprvé, další roky lze podpis prodloužit po emailu (včas vám přijde i informace že vám končí platnost).
Datové schránky na rozdíl od elektronického podpisu zřizuje jedině stát. Zřízení je možné na kontaktních místech Czech POINT (což je každý úřad v pověřené obci) nebo pomocí formuláře (ten je možné odeslat poštou, osobně či elektronicky). Podrobný návod jak zřídit datovou schránku, najdete na příslušném webu. Pokud máte již platný elektronický podpis, nemusíte při zřízení datové schránky opustit teplo domova a žádost lze elektronicky odeslat na podatelnu Ministerstva vnitra, které schránky spravuje.

Pokud jste odhodláni komunikovat se státem elektronicky, neobejdete se bez programu Software602 Form Filler. Program mne sám o sobě přijde občas horší než virus :) neboť prakticky před každým použitím se stahují aktualizace a pokud nemáte nejnovější verzi, tak vám datová schránka nedovolí poslat žádnou zprávu, ale je to pořád menší překážka na cestě k elektronické komunikaci než třeba online podání daňového přiznání. Pozitivní je, že uvedený produkt je v podstatě jistým standardem na poli elektronických formulářů a najdete jich v jeho formátu stručně řečeno, většinu.

Jak na to s datovou schránkou

Nejpohodlnější elekronická komunikace s úřady se v dnešní době rozhodně vede skrze datovou schránku. Zjednodušeně řečeno, jde o náhradu vaší návštěvy na poště kdy posíláte dopis na úřad. Odesláním z datové schránky se jednoznačně ví od koho dokument dorazil. Dokument se považuje za doručený pokud se do schránky přihlásíte. Pokud tak neučiníte, platí že 10 den po doručení se bere dokument za doručený. O tom, že vám něco přišlo si můžete nechat bezplatně zaslat email nebo za korunky SMSku. Úřad by s vámi měl komunikovat skrze datovou schránku (pokud ji máte zřízenou), dovoluje-li to povaha dokumentu. V praxi to vypadá tak, že ve 3/4 případů vám přijde odpověď poštou – někdy i se zajímavým dovětkem na druhé straně dokumentu ve formě vzkazu propiskou DS nešla :).

Datové schránky jsou určeny ke komunikaci se státem. Sousedovi tedy do jeho datové schránky nemůžete poslat zprávu, že si má večer ztlumit televizi. Používání schránky je pro fyzické a právnické osoby zdarma. Jinou formou komunikace skrze datovou schránku je poštovní datová zpráva, která ovšem není zdarma, ale můžete pomoci jí zaslat zprávu jiné fyzické či právnické osobě.

n-ds-zprava

Odesílání zpráv na úřady je poměrně jednoduché. Občas bývá trochu detektivka najít označení schránky příslušného úřadu, ale na webových stránkách už jsou často označení schránek uvedena. Vyhledávání v adresáři datových schránek v rámci systému není dle mne moc funkční. Zpráva v datové schránce je v podstatě jako dopis, který byste posílali poštou. Veškeré věci které úřadu posíláte je potřeba mít ideálně jako PDF soubor, který ke zprávě přiložíte. Pokud tedy odesíláte úřadu jakýkoliv formulář ( a že jich je), je potřeba jej nejdříve najít na internetu, vyplnit, vytvořit z něj PDF a pak jej odeslat.

Jak na elektronické formuláře

Abychom mohli zdárně odeslat datovou schránkou vyplněný formulář na úřad, je potřeba ten formulář nejdříve najít. Strýček google najde většinou všechno, jen to chvíli trvá. Bohužel neplatí, že každý úřad má všechny potřebné formuláře v jednom formátu a na jedné webové schránce. Na co můžete narazit?

  • formulář v elektronické formě nenajdete – zde bývá paradoxně řešení poměrně jednoduché a to, že si seženete formulář v papírové podobě, vyplníte, naskenujete a elektronický formulář je na světě
  • formulář je k dispozici ve formátu obyčejného PDF – tato verze má úskalí v tom, že PDF soubor nelze jednoduše otevřít jako dopis ve Wordu a vyplnit – máte tedy možnost tisk, vyplnění a zpětný sken a nebo využít software, který vám umožní do PDF souboru údaje zadat (např. Foxit PhantomPDF či PDF Editor)
  • formulář najdete ve formátu PDF do kterého jde zapisovat – formulář vyplníte a uložíte jako PDF soubor, který nelze měnit, ale jsou v něm vyplněné hodnoty, případně soubor vytisknete do PDF formátu
  • formulář je k mání jako opravdový elektronický formulář- toto je nejlepší verze, kdy je dokument k dispozici jako plně elektronický formulář, který vám i zkontroluje případně vypočítá některé hodnoty (např. daně), podporuje přímé odeslání do dotavé schránky apod.
    • Software602 Form Filler – soubory mají příponu ZFO, software je zdarma, ale formuláře si musíte někde sami najít – stačí jen hledat, namátkou pár odkazů – server BusinessInfo, ČSSZ, server Bezpapiru,
    • FormStudio – sotware je za úhradu, výhodou pro někoho může být, že formuláře nemusíte nikde hledat, jsou automaticky součástí programu – existuje i verze zdarma, ale lze odeslat nebo vytisknout pouze 5 formulářů, do dalších se přidává reklama
    • FormFiller – podobný systém jako FormStudio, po instalaci je seznam formulářů silně neaktuální, ty novější najdete zde
  • formuláře v jiných formátech – půjde zejména o soubory typu Word a Excel, které po vyplnění ideálně vytiskněte do formátu PDF – příklad pěkných Excel formulářů jsou na serveru Business Center, kde je opravdu na výběr

Jak bez datové schránky – elektronická podatelna

Nemáte-li datovou schránku, můžete využít služeb elektronické podatelny, kterou by měl mít zřízen každý úřad. Jde v podstatě pouze o emailovou schránku, kam zašlete váš požadavek, či vyplněný formulář. Nutností je elektronický podpis, který zaručí jednoznačnou identifikaci odesílatele a pak vyplněný formulář ideálně ve formátu PDF.
Skrze elektronickou podatelnu, lze samozřejmě úřadu zaslat jakýkoliv dotaz, nemusí to být jen formulář. Na webu většiny úřadů se dočtete co lze a co nelze na elektronickou podatelnu poslat a v jakém to může být formátu.

Plně online

Nechcete hledat formuláře, nechcete počítat hodnoty v nich, nechcete posílat nic skrze datovou schránku, máte elektronický podpis, čas a dobré nervy? Pak můžete v jistých případech vyzkoušet plně online komunikaci se státní správou – tzn. všechny údaje zadáte přímo do webového formuláře a odešlete. I takové možnosti jsou. Jistou nevýhodou tohoto postupu je, že každá webová aplikace zajišťující online zasílání má jisté požadavky a často je poměrně náročné je splnit. Najdete zde omezení v jakých prohlížečích můžete tyto akce provádět, vyžaduje to jisté parametry zabezpečení prohlížeče, nainstalovanou Javu (většinou), šifrovací knihovnu, ...... atd. Pro člověka počítačově neovlivněného, může být zprovoznění tohoto typu komunikace nadlidským úkonem.

Daňový portál aneb elektronické služby české daňové správy je webová stránka, skrze kterou můžete odeslat všechny myslitelné i nemyslitelné daně. Než vůbec začnete, proveďte si na této stránce kontrolu, zda vám bude aplikace fungovat (kontroluje se 21 parametrů nastavení). Podrobný popis aplikace si přečtete na webu, vyplňování formulářů je v zásadě dvojí – buď máte ze svého účetního programu data ve formátu XML, která nahrajete do příslušného formuláře, který se vám vyplní (pak můžete data samozřejmě editovat) a nebo data zadáte ručně pomocí průvodce. Formulář se vám nepodaří odeslat pokud v něm jsou chyby, což je podstatná výhoda. Stejně tak veškeré výpočty provede většinou za vás. Aplikace umí i vytvořit vyplněný formulář v PDF, který si pak můžete vytisknout či zaslat skrze DS. Můžete tak využít jen možností vyplnění a kontroly formuláře.

edane

 Česká správa sociální zabezpečení, nemá aplikaci na odesílání online formulářů. U ČSSZ můžete využít elektronické podání skrze datovou schránku, elektronickou podatelnu, nebo nově přes veřejné rozhraní VREP, což ale předpokládá že máte software, který příslušné odeslání zajistí. VREP není aplikace typu daňového portálu.

Komunikace se zdravotními pojiťovnami se liší dle dané pojišťovny. Nejrozšířenější VZP má svůj portál VZP (nejsem klient VZP tudíž netuším jak je portál funkční). Ostatní zdravotní pojišťovny mají svůj společný portál, kde si vyberete danou pojišťovnu a jste přesmerování na vstup do portálu. Skrze portál lze řešit spousty věcí jako žádat o výpis z osobního účtu pojištěnce, podávat online přehled OSVČ, žádat o potvrzení bezdlužnosti apod. Přihlášení nového pojištěnce jsem ale v online verzi nenašel, nicméně to jde skrze běžný formulář PDF a odesláním na elektronickou podatelnu nebo do DS. Jen pozor – zdravotní pojišťovny nejsou státní úřady a nevztahuje se na ně správní řád, těžko je můžete urgovat pokud vám do 30 dnů neodpoví, resp. urgovat můžete otázka je jak uspějete.

ozp-osvc

Zajisté existují i další aplikace na online podání, musíte hledat to co zrovna potřebujete. Každopádně si každý úřad jede na vlastním písečku a o nějaké celkové logice se nedá hovořit. Světlá vyjímka jsou datové schránky, kterou musí mít každý úřad. Ale např. portál veřejné správy, který několik let fungoval (sice měl šílené zpracování) ukončil k 1.1.2012 modul elektronických podání, kde byla aspoň snaha o centralizování na jednom místě. Nyní si každý úřad vyvíjí vlastní náhradu a to rozhodně k přehlednosti nepomůže.

Jak to chodí v praxi?

Nakonec většinou uspějete, doba jde dopředu a tak i úředníci si už na tento styl komunikace zvykají. Reakce jsou někdy k smíchu, někdy k pláči.

  • velmi často se vám na žádost zaslanou skrze datovou schránkou vrátí dopis poštou – úřad má povinnost s vámi skrze DS komunikovat, proto bývá občas přiloženo vysvětlení – např. z druhé strany úředního dopisu připsána propiskou stručná větička – DS nešla
  • občas je úředník zaskočen jakým komunikačním kanálem se s ním snažíte bavit a tak vám zavolá a jste požádáni, že pro rychlejší vyřízení by bylo lepší zaslat dokument přímo na jeho email, nebo ještě lépe to vytisknout a poslat poštou – zdůvodnění bývá často takové, že než to z DS doputuje k danému úředníkovi, dost to trvá
  • pikatní záležitostí je třeba komunikace ohledně žádosti o rodičovský příspěvek, kde po vás jeden úřad žádá dokument potvrzený jiným úřadem – na první úřad jsem odeslal žádost skrze DS, po 3 týdnech přišla odpověď poštou, tak jsem vše naskenoval a zaslal pomocí DS na druhý úřad a po dalších 3 týdnech bylo vše vyřízeno – zde by asi pošta časově zvítězila
  • nenechte se odradit např. tvrzením úřednice z úřadu práce, že na elektronicky zaslaném dokumentu chybí váš originální podpis, je to samozřejmě blbost, dokument je potvrzen právě odesláním přes DS – problém je v tom, že není vyplněná kolonka, což lze vyřešit buď vložením naskenovaného podpisu (to je nejrychlejší) a nebo tvrdošíjně trvejte na své pravdě (to trvá déle)
  • zajímavé je také že jeden úřad odpovídá na něco skrze DS a na něco poštou – zde asi záleží na lidech
  • přes DS lze požádat třeba i o snímek katastrální mapy, ovšem realizace je pak složitější, kolek se správním poplatkem totiž nelze platit na účet, tzn. buď si pro uvedený snímek musíte osobně zajet a nebo si nechat od úřadu zaslat složenku na platbu, tu uhradit, poslat jim potvrzení o zaplacení a oni vám poté snímek pošlou – poštovné bude v součtu určitě vyšší než správní poplatek :)
  • pokud si myslíte že šetříte elektronickou komunikací papír tak nevím jak dnes ale kolem roku 2007 mne úřednice z finančního úřadu tvrdila, že si ty daňová přiznání stejně musejí vytisknout a proto že je lepší když to budu posílat poštou

Důležité je vytvrvat, postupem času se to zlepšuje. A jaké jsou vaše zážitky s elektronickou komunikací?

Kde se dozvědět více?

Stát se snaží nastolit v elektronické správě jakýsi pořádek, otázka je jak se mu to povede. Pokud hledáte podrobnější informace, zkuste následující.

Komentáře

1 | Michal @ | před čtyřmi roky | www.novostavbypraha.com

Tristní komunikace

Přestože s vámi musí úřady komunikovat přes DS, tak situace opravdu hrozná. Někteří úředníci se zjišťováním, zda máte DS ani nezatěžují.

reagovat

2 | Honza @ | před čtyřmi roky | www.prodejbytupraha.com

Dlouho už přemýšlím nad zřízením datové schránky. Ale když mi tam pak nic nepošlou tak k čemu ji budu mít.

reagovat

3 | Beruna @ | před čtyřmi roky | www.beruna.cz

[2] Honza: Muzete z ni komunikovat aspon vy. Posilam tim napr. zmeny na urady, vyridili jsme tim kompletni agendu kolem materske a rodicovske (ale byl to boj :)). Zdravotni pojistovna skrze DS komunikuje, alespon OZP.

reagovat

4 | kkobalt @ | před čtyřmi roky

už jedině přes DS

mám DS asi rok a něco, loni jsem posílal daňové přiznání. vyšlo mi 2litry plus, peníze do týdne na účtu. to samé s vyřizováním voličského průkazu (nebyl jsem během voleb v místě bydliště), do tří dnů byl ve schránce. kdysi jsem dělal na sociálce, DS se právě zaváděly, používali je hlavně firmy, právníci, exekutoři… co šlo datovkama se řešilo HNED! takže na úřad už NIKDY! vše ihned a od stolu. občas se stává, že nějaká ženská zavolá a něco chcce řešit s elektronickýma podpisama, ale když řeknete že datovka má defacto stejnou funkci, tak zmlkne a pošle co má.

reagovat

5 | Blanka @ | před dvěma roky

rodičák přes DS

Právě vyřizuji žádost o rodičovský příspěvek přes DS a je to trochu na mokrej hadr na halvu. Čas jsem tedy rozhodně neušetřila, jediná výhoda je že nemusím s malým běhat po úřadech. Trocha telefonování nakonec vše dost urychlila. Ale musím říct že když mi přišla po měsíci poštou výzva na doplnění údajů s tím, že moje žádost zaslaná přes DS nejde tisknout, myslela jsem že mě klepne pepka. A to jsem žádost vpylňovala on-line na https://formulare.mpsv.cz s pocitem jak to mají pro občana krásně zařízené. Tak ten už mě přešel. Nakonec jsem to musela poslat znovu jako *.pdf, mám za sebou už několik telefonátů a vyslechla jsem si mimo jiné i obligátní „ale vy to nemáte podepsané“… a protože nemám tak pevné nervy tak to asi vytisknu, podepíšu a nascanuju. Mj. na té žádosti je požadován také podpis otce, takže to ani nevím jak bych jinak řešila, když otec nemá elektronický podpis. Díky za tenhle web, zvedl mi náladu, už jsem začínala propadat malomyslnosti.

reagovat

6 | Beruna | před dvěma roky

[5] Blanka: Podpisy jsem delal tak ze jsem do odesilanych veci vlozil muj a manzelky podpis jako obrazek. Dokonce mne to pani z nejakeho uradu i rekla, ze o nejakym elektornickym podpisu nikdo patrat nebude, ale hlavne musi byt vyplnena kolonka :) Je to boj i dnes po 3 letech sepsani clanku, moc se nezmenilo. Snad jen to ze pokud mam DS a napisu na urad dopis, muzu dostat pokutu :)

reagovat

Připojte váš komentář!

Můžete používat Texy! syntaxi.

* Hvězdičkou jsou označeny povinné informace.

Cimrman

Kam jinam?

Mladí ochránci přírody